Hand aufs Herz: Wie viele Stunden hast du diese Woche schon in Teams-Meetings verbracht, bei denen am Ende niemand mehr wusste, was eigentlich beschlossen wurde?
Wir kennen alle die Versprechen von KI im Büro. Aber während viele noch darüber diskutieren, ob KI uns die Jobs wegnimmt, gibt es ein Tool in Microsoft Teams, das uns den nervigsten Teil unseres Jobs abnehmen kann: Der Microsoft Facilitator.
Ich habe das Tool bereits intensiv getestet (meinen ausführlichen technischen Erfahrungsbericht findest du hier), aber heute möchte ich dir nicht die Technik erklären. Heute zeige ich dir 5 konkrete Praxis-Hacks, wie der Facilitator deine Meeting-Kultur verändert – und warum du ihn im nächsten Call unbedingt einschalten solltest.
1. Der „stille Diplomat“: Konflikte erkennen, bevor sie eskalieren
Die meisten nutzen KI nur für Zusammenfassungen. Aber wusstest du, dass der Facilitator auch als Stimmungsbarometer fungiert?
In hybriden Meetings (Hälfte im Büro, Hälfte im Homeoffice) gehen leise Stimmen oft unter. Der Facilitator kann in Echtzeit analysieren, wer wie viel Redezeit hat.
Der Hack: Nutze die Funktion, um aktiv Kollegen anzusprechen, die laut KI-Analyse zu kurz gekommen sind. Das macht dich als Meeting-Leiter nicht nur effizienter, sondern empathischer.
2. Nie wieder „Wer macht was?“
Das Meeting ist vorbei, alle legen auf – und 10 Minuten später fragt der Erste im Chat: „Sollte ich das jetzt machen oder Peter?“
Der Microsoft Facilitator ist extrem stark darin, Action Items (Aufgaben) nicht nur zu notieren, sondern sie konkret zuzuweisen.
Pro-Tipp: Sage im Meeting explizit: „Facilitator, notiere als Aufgabe für [Name]: [Aufgabe] bis [Datum].“
Die KI erkennt diesen Befehl und packt ihn sauber in die Nachbereitung. Das spart dir das Abtippen ins CRM oder Planner-Board.
3. Die Echtzeit-Zusammenfassung für Zuspätkommer
Wir kennen es: Ein Kollege kommt 10 Minuten zu spät ins Meeting und fragt: „Was habe ich verpasst?“ Normalerweise muss jetzt jemand den Fluss unterbrechen und alles wiederholen.
Mit dem Facilitator (und der Copilot-Integration) kann der Zuspätkommer einfach fragen: „Was ist bisher passiert?“ und bekommt eine private Zusammenfassung, ohne das Meeting zu stören. Das ist kein Feature für dich als Host, aber es rettet deinen Zeitplan.
4. Brainstorming strukturieren ohne Chaos
Brainstormings in Teams enden oft in peinlichem Schweigen oder darin, dass drei Leute gleichzeitig reden. Der Facilitator kann hier als neutraler Moderator agieren.
Du kannst ihn bitten, die genannten Ideen live zu gruppieren (z.B. „Liste alle Ideen zum Thema Marketing auf“). Das schafft Struktur im Chaos, während du dich auf die Diskussion konzentrierst, statt auf das Whiteboard.
5. Das Protokoll, das wirklich jemand liest
Seien wir ehrlich: Niemand liest 5-seitige Ergebnisprotokolle.
Der größte Mehrwert des Facilitators liegt in der Verdichtung. Statt „Er sagte, sie sagte“, generiert das Tool auf Wunsch eine Liste der Entscheidungen und offenen Fragen.
Mein Praxis-Ergebnis:
Ich spare mir durch diese automatisierte Nachbereitung ca. 15-20 Minuten pro Meeting. Bei 10 Meetings die Woche sind das über 3 Stunden geschenkte Lebenszeit.
Fazit: Ein Werkzeug, kein Wundermittel
Der Microsoft Facilitator wird schlechte Meetings nicht magisch in gute verwandeln, wenn keine Agenda existiert. Aber er nimmt dir die „Fleißarbeit“ ab, damit du dich auf den Inhalt konzentrieren kannst.
Willst du genau wissen, wie gut die Erkennung im Härtetest funktioniert hat?
Ich habe das Tool auf Herz und Nieren geprüft, inklusive der Schwächen bei Dialekten und Fachbegriffen.
👉 Lies hier meinen detaillierten Erfahrungsbericht und Praxistest zum Microsoft Facilitator.