Microsoft Teams Rooms

„Welche Lizenz brauche ich eigentlich für meinen Konferenzraum?“ – Diese Frage höre ich regelmäßig. Und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt drauf an. Aber es ist weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick aussieht.

Microsoft bietet für Teams Rooms zwei Lizenzmodelle: Basic und Pro. Beide existieren seit September 2022 – also kein neues Thema. Aber in der Praxis sehe ich immer noch, dass viele Unternehmen entweder zu viel zahlen oder mit einer Lizenz unterwegs sind, die ihre Anforderungen nicht erfüllt. Deshalb hier eine klare Einordnung.

Teams Rooms Basic: kostenlos und für viele ausreichend

Basic ist kostenlos – und das ist kein Trick. Microsoft stellt die Lizenz ohne Zusatzkosten bereit, solange ihr pro Tenant nicht mehr als 25 Räume damit betreibt. Ab Raum 26 muss eine Pro-Lizenz her.

Was Basic enthält:

Meetings beitreten – geplant oder spontan, per One-Touch-Join
Kalenderanzeige auf dem Touchpanel
Inhalte teilen und Whiteboard nutzen
Basisverwaltung im Teams Admin Center (Online-/Offline-Status, Firmware)
Audiokonferenzen inklusive

Was Basic nicht enthält: intelligente Kamerasteuerung, detaillierte Raumanalysen, Microsoft Intune für Geräteverwaltung, Entra ID P1, Defender for Endpoint – und keine Teams Phone Funktionalität.

Wichtig: Basic gilt pro Gerät, nicht pro Raum. Wenn ihr in einem Raum zwei Geräte mit demselben Raumkonto betreiben wollt, braucht ihr zwingend Pro.

Teams Rooms Pro: das vollständige Paket

Pro kostet aktuell rund 40 Euro pro Raum und Monat. Dafür bekommt ihr alles aus Basic – plus eine ganze Reihe Features, die für professionellen Betrieb relevant sind:

Intelligente Kamerasteuerung und Speaker Tracking – die Kamera folgt dem Sprecher automatisch
KI-gestützte Geräuschunterdrückung auf höherem Niveau als Basic
Teams Rooms Pro Management Portal – zentrales Dashboard für alle Pro-Geräte mit Alerts, Diagnosedaten und Remote-Verwaltung
Detaillierte Raumanalysen – Belegungsstatistiken, Nutzungsreports, Qualitätsdaten
Microsoft Intune für Gerätemanagement und Richtlinien
Entra ID P1 und Defender for Endpoint Plan 2 für Sicherheit und Conditional Access
Teams Phone Standard – also PSTN-Telefonie direkt aus dem Raum
Dual-Screen-Unterstützung für größere Raumsetups

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Copilot-Funktionen im Raum – etwa der Facilitator Agent mit KI-Notizen und Agenda-Tracking – sind an eine Teams Rooms Pro Lizenz gebunden. Wer Copilot im Raum nutzen will, braucht Pro. Keine zusätzliche Copilot-Lizenz für das Gerät selbst, aber eben Pro statt Basic.

Was sich zuletzt geändert hat

Eine relevante Neuerung aus Juni 2025: Seit diesem Zeitpunkt können auch Basic-Geräte auf Windows im Teams Rooms Pro Management Portal angezeigt werden. Das bedeutet nicht, dass Basic plötzlich alle Pro-Features hat – aber IT-Teams haben zumindest einen zentralen Überblick über alle Geräte, unabhängig von der Lizenz.

Ebenfalls neu seit Februar 2026: Der direkte Google Meet-Beitritt aus Teams Rooms heraus (Direct Guest Join) ist jetzt verfügbar – unabhängig davon, ob ihr Basic oder Pro nutzt. Mehr dazu im Beitrag über hybride Meetings.

Wann lohnt sich Pro?

Pro lohnt sich, wenn mindestens eines dieser Szenarien zutrifft:

Ihr habt mehr als 25 Räume – dann ist Pro für die überzähligen Geräte ohnehin Pflicht
Die IT will Räume zentral verwalten, remote diagnostizieren und bei Problemen proaktiv informiert werden
Ihr wollt Raumauslastung messen und Buchungsverhalten analysieren
Copilot-Funktionen sollen auch im Raum verfügbar sein
Telefonie direkt aus dem Raum (Teams Phone) wird benötigt
Sicherheitsanforderungen machen Intune und Entra ID P1 notwendig

Basic ist ausreichend, wenn ihr wenige Räume habt, die Anforderungen einfach sind und ihr keine zentralen Management- oder Analysefunktionen braucht.

Die häufigsten Planungsfehler

Fehler Nummer eins: alle Räume pauschal mit Pro lizenzieren, obwohl nur ein Teil davon die Features tatsächlich nutzt. Das ist teuer und unnötig – gerade bei kleinen Unternehmen mit wenigen Räumen.

Fehler Nummer zwei: Basic wählen und dann feststellen, dass die IT keine vernünftige Fernwartung hat und bei jedem Problem vor Ort muss. Besonders bei mehreren Standorten wird das schnell teurer als Pro.

Fehler Nummer drei: die Hardware-Kompatibilität nicht prüfen. Nicht jedes ältere Teams Rooms-Gerät unterstützt alle Pro-Features – intelligente Kamerasteuerung etwa setzt kompatible Kamerahardware voraus.

Fazit: Lizenz ist keine One-size-fits-all-Entscheidung

Basic und Pro sind nicht besser oder schlechter – sie sind für unterschiedliche Anforderungen gemacht. Wer das vorher klärt, spart Geld und vermeidet Frust. Und wer sich nicht sicher ist, welches Modell für welchen Raum passt: Genau dafür gibt es Beratungsgespräche und die Möglichkeit, sich das live anzuschauen.

Du willst wissen, welche Lizenz für eure Räume die richtige ist? Lass uns das konkret durchgehen – mit einem Blick auf eure Situation, nicht auf eine generische Empfehlungsliste.

Seit April 2026 hat Microsoft die Lizenzstruktur für Teams Rooms erneut angepasst. Höchste Zeit, das mal sauber auseinanderzunehmen.

Die Grundstruktur: Basic vs. Pro

Microsoft Teams Rooms gibt es in zwei Lizenzmodellen:

Teams Rooms Basic

Kostenlos – für bis zu 25 Räume pro Tenant. Enthält die Kernfunktionen: Meetings beitreten, Kamera und Mikrofon steuern, Inhalte teilen. Für kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen oft ausreichend.

Was fehlt: Erweiterte Verwaltung, Raumanalysen, Copilot-Funktionen, KI-gestützte Features wie automatische Kamerasteuerung oder Geräuschunterdrückung auf Pro-Niveau.

Teams Rooms Pro

Kostenpflichtig, aktuell rund 40 Euro pro Raum und Monat. Enthält alles aus Basic plus:

Intelligente Kamerasteuerung und Speaker Tracking
KI-gestützte Geräuschunterdrückung
Erweiterte Raumanalysen (Belegung, Nutzungsstatistiken)
Zentrales Pro Management Portal für IT-Admins
Copilot-Funktionen im Raum – ohne zusätzliche Copilot-Lizenz
Unterstützung für Microsoft Intelligent Speaker (Sprecheridentifikation)

Was sich im April 2026 geändert hat

Microsoft hat zum 1. April 2026 einige Features, die vorher Teams Premium erforderten, in die Standard-Enterprise-Lizenz verschoben. Konkret betrifft das vor allem Event-Funktionen wie Corporate Branding für Meetings und Echtzeit-Analysen bei großen Veranstaltungen.

Für Konferenzräume relevanter ist eine andere Entwicklung: Die KI-Funktionen in Teams Rooms Pro werden weiter ausgebaut. Der Interpreter Agent – also die KI-gestützte Echtzeit-Übersetzung direkt im Raum – ist seit Anfang 2026 verfügbar und wird auf weitere zertifizierte Geräte ausgerollt. Das ist besonders für international aufgestellte Unternehmen interessant.

Wann lohnt sich Teams Rooms Pro?

Pro lohnt sich, wenn mindestens eines dieser Szenarien zutrifft:

Der Raum wird intensiv genutzt und eine schlechte Meeting-Qualität kostet messbar Zeit und Nerven
Die IT will Räume zentral verwalten und bei Problemen proaktiv informiert werden
Das Unternehmen plant den Einsatz von Copilot und will die KI-Funktionen auch im Raum nutzen
Mehrsprachige Meetings sind Alltag – der Interpreter Agent ist dann Gold wert
Raumauslastung soll gemessen und optimiert werden

Basic ist ausreichend, wenn der Raum hauptsächlich für interne Meetings genutzt wird, keine erweiterten Verwaltungsanforderungen bestehen und Copilot-Funktionen im Raum keine Rolle spielen.

Typische Fehler bei der Lizenzplanung

Fehler Nummer eins: alle Räume mit Pro lizenzieren, obwohl nur ein Teil davon die Features tatsächlich braucht. Das ist teuer und unnötig.

Fehler Nummer zwei: Basic wählen und dann feststellen, dass die IT keine zentrale Verwaltung hat und bei jedem Problem vor Ort muss. Besonders in größeren Unternehmen mit mehreren Standorten ein echtes Kostenproblem.

Fehler Nummer drei: die Hardware-Kompatibilität vergessen. Nicht jedes ältere Teams Rooms-Gerät unterstützt alle Pro-Features. Wer auf KI-Kamerasteuerung oder Intelligent Speaker setzt, muss die Geräteliste vorab prüfen.

Fazit: Lizenz ist nicht gleich Lizenz

Teams Rooms Basic und Pro sind keine bessere und schlechtere Version desselben Produkts – sie sind für unterschiedliche Anforderungen gemacht. Wer das vorher klärt, spart Geld und vermeidet Frust.

Und wenn du dir nicht sicher bist, welches Modell für welchen Raum passt: Genau dafür sind Beratungsgespräche und Demo-Räume da.

Du willst sehen, was Teams Rooms Pro in der Praxis leistet? Komm vorbei oder meld dich für ein Gespräch – wir zeigen es dir live.

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