Hausaufgaben schon gemacht? Die essentiellen Vorbereitungen für eine erfolgreiche Microsoft Copilot Integration

Als erfahrener Microsoft-Partner wissen wir: Der Erfolg einer Copilot-Implementierung beginnt lange vor der eigentlichen Einführung. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir dir, welche Vorarbeiten notwendig sind, um das volle Potenzial von Microsoft Copilot in deinem Unternehmen zu entfalten.

Die Grundlagen für eine erfolgreiche Copilot-Integration

1. SharePoint-Struktur optimieren: Das Fundament für intelligente KI-Unterstützung

Eine durchdachte SharePoint-Struktur ist entscheidend für die Effektivität von Copilot. Warum? Weil Copilot auf die in SharePoint gespeicherten Daten zugreift, um relevante Antworten zu generieren.

Unsere Empfehlungen:

• Entwickle eine klare Informationsarchitektur, die Inhaltsüberflutung verhindert
• Reduziere Duplizierung von Inhalten durch zentrale Dokumentenverwaltung
• Stelle sicher, dass jede Website einen verantwortlichen Besitzer hat, der die Inhalte pflegt
• Implementiere eine konsistente Ordnerstruktur für bessere Auffindbarkeit

Laut Microsoft ist die Reduzierung von Inhaltsüberflutung einer der wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Copilot-Implementierung: „Reduzieren Sie die Duplizierung von Inhalten, und stellen Sie sicher, dass die Erstellung von Inhalten gut geplant ist“ (Microsoft Learn).

2. Dokumentenklassifizierung implementieren: Metadaten für präzise KI-Antworten

Copilot kann nur so gut sein wie die Daten, auf die er zugreift. Eine durchdachte Dokumentenklassifizierung mit aussagekräftigen Metadaten verbessert die Qualität der KI-Antworten erheblich.

Unsere Empfehlungen:

• Entwickle ein konsistentes Metadaten-Schema für alle Dokumente
• Kategorisiere Inhalte nach Abteilung, Thema, Vertraulichkeit und Aktualität
• Nutze automatisierte Klassifizierungsmechanismen für einheitliche Metadaten
• Schulung der Mitarbeiter zur korrekten Anwendung von Metadaten

3. Lebenszyklus-Management definieren: Aktualität sicherstellen

Veraltete Informationen führen zu falschen KI-Antworten. Ein durchdachtes Lebenszyklus-Management stellt sicher, dass Copilot nur auf aktuelle und relevante Informationen zugreift.

Unsere Empfehlungen:

• Definiere klare Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen
• Implementiere automatisierte Archivierungsregeln
• Plane regelmäßige Überprüfungen durch Website-Besitzer
• Entferne inaktive und veraltete Inhalte konsequent

Microsoft betont: „Inaktive Websites enthalten häufig veraltete Inhalte, die die Datenquelle von Copilot überladen und zu weniger genauen Antworten führen“ (Microsoft Learn).

4. Berechtigungskonzept etablieren: Sicherheit gewährleisten

Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ist entscheidend, um sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern.

Unsere Empfehlungen:

• Ändere Standardeinstellungen für Freigabelinks von organisationsweiten zu personenspezifischen Links
• Steuere den Zugriff auf sensible Inhalte durch Copilot mit Benutzergruppeneinstellungen
• Definiere Websitebesitzer als Empfänger von Zugriffsanforderungen
• Implementiere regelmäßige Zugriffsüberprüfungen

Warum diese Vorarbeiten entscheidend sind

Die Qualität der Copilot-Antworten hängt direkt von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Durch die beschriebenen Vorarbeiten stellst du sicher, dass:

1. Copilot auf aktuelle und relevante Informationen zugreift
2. Sensible Daten geschützt bleiben
3. Die KI-Antworten präzise und hilfreich sind
4. Die Benutzerakzeptanz durch qualitativ hochwertige Ergebnisse steigt

Unser Ansatz als Microsoft-Partner

Als zertifizierter Microsoft-Partner begleiten wir dich bei jedem Schritt der Copilot-Integration:

1. Analyse: Wir analysieren deine bestehende SharePoint-Umgebung und identifizieren Optimierungspotenziale
2. Strategie: Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Strategie für die Copilot-Einführung
3. Implementierung: Wir unterstützen bei der Umsetzung aller notwendigen Vorarbeiten
4. Schulung: Wir schulen deine Mitarbeiter im Umgang mit Copilot und den neuen Prozessen
5. Betreuung: Nach der Einführung stehen wir für Fragen und Optimierungen zur Verfügung

Fazit: Hausaufgaben machen sich bezahlt

Die sorgfältige Vorbereitung deiner SharePoint-Umgebung ist der Schlüssel zum Erfolg mit Microsoft Copilot. Durch die beschriebenen Maßnahmen schaffst du die Voraussetzungen für eine KI-Unterstützung, die wirklich Mehrwert bietet und deine Mitarbeiter begeistert.

Bist du bereit, deine Hausaufgaben zu machen und das volle Potenzial von Microsoft Copilot zu entfalten? Kontaktiere uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!